‘Spoedwet Justitie en Veiligheid’ aangenomen; digitaal vergaderen als vervanging van fysieke bijeenkomsten.

Begin deze week is door de Eerste Kamer het wetsvoorstel ‘Tijdelijke voorzieningen op het terrein van het Ministerie van Veiligheid en Justitie in verband met de uitbraak van COVID-19’, ook wel de ‘Spoedwet Justitie en Veiligheid’ genoemd, aangenomen.

Deze wet die waarschijnlijk al deze week in werking zal treden en per 1 september 2020 zal vervallen, bevat enkele regelingen waardoor van wettelijk voorgeschreven fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures kan worden afgeweken door gebruik te maken van digitale of elektronische communicatiemiddelen.

Voor rechtspersonen, waaronder de besloten vennootschap, biedt deze wet een aantal interessante mogelijkheden en gevolgen, waaronder:

1. de mogelijkheid voor het bestuur om te bepalen dat een algemene vergadering van aandeelhouders wordt gehouden die alleen digitaal toegankelijk is. Hieraan zijn wel een aantal voorwaarden verbonden:

• de algemene vergadering is langs elektronische weg voor de aandeelhouders te volgen;
• de aandeelhouders kunnen tot 72 uur voor aanvang schriftelijk of elektronisch vragen indienen over de onderwerpen die in de uitnodiging staan vermeld;
• de door de aandeelhouders ingediende vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord. De antwoorden op deze vragen dienen op de website van de B.V. of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt te worden voor de aandeelhouders;
• ook tijdens de vergadering moeten aandeelhouders de gelegenheid hebben om vragen te stellen, tenzij dit in het licht van de omstandigheden niet van het bestuur kan worden gevergd.

Let op: een reeds aangekondigde algemene vergadering kan alsnog via elektronische weg plaatsvinden. Het bestuur moet dan wel uiterlijk 48 uur van tevoren de wijze van vergaderen wijzigen en dit op de wettelijk voorgeschreven wijze aan de aandeelhouders kenbaar maken.

2. De termijn van vijf maanden na afloop van het boekjaar om verslaglegging uit te brengen, kan door het bestuur, in plaats van door de algemene vergadering, met ten hoogste vijf maanden worden verlengd.

3. Een verzuim tot tijdige openbaarmaking van de jaarrekening van het meest recente afgesloten boekjaar dat te wijten is aan de gevolgen van de uitbraak van het Coronavirus, zal in voorkomend geval niet in aanmerking worden genomen bij de beoordeling van de vraag of er sprake is van onbehoorlijke taakvervulling van het bestuur.

De spoedwet bevat voor verenigingen en naamloze vennootschappen soortgelijke regelingen.

Naast de hiervoor genoemde zaken, bevat de spoedwet een aantal regelingen waardoor het bijvoorbeeld ook voor een notaris mogelijk is om een akte via audiovisuele middelen te verlijden en het voor de rechtspraak mogelijk is om zittingen via elektronische weg te behandelen.

Heeft u vragen met betrekking tot digitale besluitvorming of andere zaken met betrekking tot de Spoedwet Veiligheid en Justitie? Neemt u dan contact met ons op.

Ook met andere Coronavirus gerelateerde vragen kunt u bij ons terecht. Ons kantoor heeft een speciaal Corona Helpdesk geopend, waardoor u snel en gericht geholpen kunt worden. Voor meer informatie, volg deze link: https://www.kochadvocaten.nl/nieuws/corona-helpdesk.

Altijd op de hoogte blijven? Volg ons op Linkedin!